顧客管理

取引先やお客様にハガキや請求書を送ったりします。

顧客名簿から宛名を印刷したり，発行する請求書・領収書類を印刷したりするデータベースを，以前「AppleWorks」で作りました。OS9の旧機で動かしていたのですが，このところその旧機があまり調子よくありません。

それで，Intel iMacのほうに「FileMaker Pro」の体験版をダウンロードして，データベースを作り始めてみました。

せっかくなので，いくつか機能追加してみようと思っています。たとえば，

• どんな仕事をどれくらいやったかを随時入力して，それを積算して請求金額が出せる
• 顧客ごとの受注履歴や売掛金などが一覧できる

会計

経理もあなどれない仕事です。確定申告のときなど戸惑うことも多々あります。いい会計ソフトを持っていると心強いです。

会計ソフトはフリーの「RingoKeiriTien」というのを使っています。余計なものがなく，すっきり使えるところが気に入っています。

確定申告のときは国税庁の「確定申告書等作成コーナー」を使ってみました。計算を要するところは自動でやってくれるし，提出用のプリントアウトもできるので，なかなか便利です。

書類整理

紙の書類などの整理は，もう十数年，野口悠紀夫さんの「超整理法：押し出しファイリング」でやっています。分類するのではなく，利用した時間順に書類を並べていくという方法です。

見たもの使ったものは角２の封筒に入れて隅にタイトルを書き，書棚の右（左）隅に入れていく。すると右側には最近使ったものや頻繁に使うものが並び，多くの場合このあたりを探すと目当てのものが見つかります。ちょっと前のものはいつごろやった仕事かを思い返して探します。左隅にはもうほとんど使うことのないものが並び，ときどきこれを廃棄したり，段ボール箱に入れてお蔵入りにします。

脱ディレクトリ型の整理法をぼくはかなり気に入っています。

スケジュール管理

かつてはシステム手帳を持ち歩いてスケジュールやToDoを書き留めていましたが，ここ数年はもっぱらiCalです。仕事に関すること，プライベート，地域の行事や役員の用事など，予定と実績を書き入れています。

いつでも書き込めていつでも確認できるように，iCalのウインドウは常時開いておくようにしています。

「メモは一箇所に」と野口悠紀夫さんが書いていたのですが，あちこちに書き残すと見つけられなかったり，メモしたこと自体を忘れたりします。外に出ているときやとりこんでいるときには，とりあえず手近なものにメモしておきます。こうしたメモは後でiCalに転記することもありますが，ちょっとしたものは壁に掛けた大きなコルクボードに貼り付けるようにしています。支払いを要する請求書とか，地区の役員会の通知とか，チェックしたお店のダイレクトメールやチラシ，割引券などもこのボードに貼り付けてあります。

仕事を支えるLifehack的なもの

ぼくの場合，Web制作が本来の中心的な業務なのですが，上のようなことも日常的にやっているわけです。

こうしたことをいかに効率よくやり，本来の業務に役立てていくかといったことが，生産性に大きく関わってきます。「仕事ができる人」というのはこうしたことを効率よくやっていくよいシステムを持っているのだと思います。

書類整理やスケジュール管理などを「本来の業務に付随すること」というイメージで，このエントリを書き始めました。でも，あまり相応しくありませんね。「付随する」のではなく「支える」です。仕事の基盤となるようなシステムなのだと改めて思いました。
こうした仕事術を「Lifehack」と言ったりします。

ぼくも今までにいろいろな方法を試してみました。Web上で使えるサービスも利用してみました。でも，多くのものは続きませんでした。仕事の内容に合わない，使い勝手がよくない，面倒，理由はいろいろです。

経験的に次のようなものだといいな，と感じています。

• 無理なく続けられる。
• 単純で明解な法則がある。
• 適度にカスタマイズできる。
• ミスをしにくい。
• 他のものに移行しやすい。
• 他のものと連動できる。
• 捨てるものを分別しやすい。

机の上のもの配置とか，椅子の高さとか，鞄の中に入れておくものとか，案外そんなところを変えるだけで生産性は向上するということも思ったりします。